Çalıştığınız Kurum ''Hastalanmış'' Olabilir mi?

Bir organizasyonun başarısı için personel kalitesi oldukça önemli olmakla birlikte tek kriter bu değildir. Başarı için personele ek olarak süreçlerin de başarılı şeklilde koordine edilmesi ve uzmanlaşmanın sağlanabilmesi için iyi bir organizasyon yapısı kurgulanmalıdır.

Bu nedenle yönetim ve organizasyon birlikte ele alınmalı, bilimsel esaslara göre yapılandırılmalıdır. Aksi halde organizasyon yapısındaki bozukluklar zamanla organizasyon hastalıklarına neden olmaktadır. Koordinasyon ve kontrol güçleşmekte yönetim imkansız hale gelmektedir.

Yönetimi ve organizasyonu sorunlu yapılarda kurumsal hedeflere ulaşmak zordur. Böyle kurumlarda çalışanlar kurumsal vizyona inanmaz, motivasyonları da sağlanamaz.

Bunun sonucu ise yöneticileri, yatırımcıları, müşterileri ve çalışanları mutsuz; amaç ve hedeflerine ulaşamayan organizasyondur. Böyle kurumlar paydaşlarını bıktırır, mutsuz eder.

Peki bu durumdaki organizasyonu nasıl anlarız? Hastalık semptomlarına bakarak tabi ki...

En basit haliyle ve kısaca ifade edecek olursak...

Çalıştığınız kurumunuzun geleceğine inanmıyor hatta bunu umursamıyorsanız, yaptığınız işler sizi mutlu etmiyor hatta sıkıyorsa, iş arkadaşlarınızla sohbetlerinizin konusu işler değil ilişkiler ve olumsuzluklar haline gelmişse, iş ve özel yaşam dengesi kaybolmuşsa ve sabah işe giderken ayaklarınız geriye gidiyorsa muhtemelen organizasyonunuz hastalanmıştır.

Organizasyon hastalıklarının semptomlarını 3 kategoride incelemek mümkün. Öncelikle bakmamız gereken yer ise organizasyon yapısı. İkinci ve üçüncü olarak ise yönetim iş süreçleri ve insan kaynakları operasyonlarına bakmamız yerinde olacaktır.

Bu yazımızda organizasyon yapısına odaklanacağız. Diğer iki alan sonraki yazılarda olacak...

Organizasyon kademelerinin iş analizine ve ihtiyaca göre değil adama göre oluşturulması

Organizasyon teorisi bilimsel esaslarına göre; organizasyon kademeleri iş analizi ve yürütülecek süreçler dikkate alınarak oluşturulur. Kademe sayısı, bu çalışma esas alınarak koordinasyon ve kontrolü sağlamak üzere ihtiyaç duyulan sayıda olmalıdır.

Organizasyon kademelerinin ihtiyaç duyulandan fazla veya az olması halinde, koordinasyon ve uzmanlaşmanın sağlanması mümkün olamaz. Buda verimliliği olumsuz etkiler.

Şimdi çalıştığımız kurumları bir düşünelim. Kimilerinde sadece bir idari birimden sorumlu bir yöntici görevlendirmek gibi acaip durumlar yaşanırken kimilerinde ise süreç farklı olmasına rağmen onlarca birbirinden sorumlu bir kişi görevlendirilerek koordinasyon imkansız hale getirilmektedir. Bunun sonucu ise aksayan süreçler ve paydaşlarda memnuniyetsizliktir. Bu durumda sağlıklı ve verimli bir yönetimden bahsedilemez.

Organizasyon yapısı ve süreçlerin doğru yapılandırılmaması

Organizasyondaki tüm çalışanlar hangi işten sorumlu olduğunu ve yaptığı işleri kime raporlayacağını bilmiyor ve sürekli birim dışındaki başka birimlerden talimat ve yönlendirme alınıyorsa süreçler doğru yapılandırılmamış demektir.

Organizasyon ilkeleri açısından aynı işler aynı süreç içinde tanımlanmalı, ilişkili süreçler ise aynı organizasyon kademesi tarafından koordine edilmelidir. Aksi taktirde iş süreçlerinde bağlı olunmayan birimler tarafından işlere müdahale edilmesi sözkonusu olacak çalışanların kafası karışacaktır.

Yetki ve sorumluluk denkliği

Kurumsal yönetimin temel ilkelerinden bir tanesi olan yetki ve sorumluluğun denk olmaması da önemli organizasyon hastalıklarındandandır.

Bazı kurumlarda yazılı olarak belirtilmediği halde teamüle dayalı olarak yetkiler bazı makamlarda olmasına rağmen sorumluluklar genellikle bir alt kademeye yüklenmektedir. Bu durumda bir sorun oluştuğunda alt makam almadığı karardan sorumlu durumda kalmaktadır. Bu durumun farkında olan sorumluluk makamı ise karar verici olamayacağı muhtemel sorunlu durumları hesap ederek karar alma ve yürütme anlamında yavaş davranmaktadır. Böylece organizasyon süreçlerini tıkanmaktadır. Bu durumda işler aksamakta önemli bir organizasyon hastalığı ortaya çıkmaktadır.

İşlerin sevkinde sorumluluk alanlarının belirlenememesi

Bir iş verilmek veya bir görevlendirme yapılmak istendiğinde hangi birimin görevi olduğu konusunda yönetici poziyonundaki çalışanlar dahi tereddüt ediyor, karmaşa yaşanıyorsa yine organizsyon yapısında sorun var demektir.

İyi bir organizayonda hangi işin hangi birimin sorumluluk alanında olduğu net olarak anlaşılmalıdır. Aksi halde, bu bizim işimiz mi? Bu işi şu birim yapması gerekir! ve benzeri yorumlar artacak, iş süreçleri kaynaklı aksaklıklar oluşacaktır.

Kurumsal performans göstergelerinin belirlenmemesi ve ölçülmemesi

Organizasyonlar belirli hedefleri gerçekleştirme amacıyla oluşturulan yapılardır. Bu nedenle yapılarıda kurumsal hedefleri gerçekleştirmek amacıyla oluşturulur.

Ancak bazı kurumlara baktığımızda hedeflerin belirlenmediği, dolayısıylada ölçülmediğini görüyoruz. İşte böyle durumlarda da başarının ölçülmemesi kaynaklı bir rehavetin oluştuğunu, bununda iş süreçlerinin işleyişini olumsuz etkilediğini görüyoruz.

Organizasyonun kurumsal iletişim stratejisinin olmaması

İyi bir organzasyon yapısının en önemli gereklerinden biri ise kurumsal iletişim stratejisidir. Yapı kurgulanırken organizasyon hedeflerinin gerçekleştirilmesinde hem organizasasyonun birimleri ve çalışanları hem de müşterileri ile nasıl iletişim sağlanacağı düşünülmelidir.

Aksi durumda kurumsal amaçlara ulaşma yolunda ne çalışanların ne de diğer paydaşların motivasyonunu sağlayabilirsiniz. Çok doğru işler yapsanız bile beklenen etki oluşmaz. Çalışanlar ve diğer paydaşlar kendilerinden ne beklendiğini ve yaptıkları işin neye hizmet ettiğini anlayamazlar.

Kurumsal işlerde işlem standartlarının olmaması

Sağlıklı bir organizasyon yapısında işlerin standardının oluşması ve uzmanlaşma beklenir. Her bir konuya ilişkin karar alınırken ve işlem yapılırken duruma göre değil oluşturulmuş standartlara göre işlem yapılır ve kişilere süreçler kişilere bağımlı değildir.

Böyle organizasyonlarda, hangi işin nereden hangi süreçlerde ve ne sürede yapılacağını hem çalışanlar hem de müşteriler bilirler. Aksi keyfiyettir, karmaşadır. Sonucu ise başarısızlık.

Peki hepsi bu kadar mı? Kesinlikle hayır...

Ancak şimdilik bu kadarla yetinelim. Daha fazlasını izleyen yazılarımızda ele alacağız.

Şimdi kendi kurumunuzu ifade ettiğimiz açılardan değerlendirin. Fakat karar vermek için aceleci olmayın. Yönetim ve iş süreçleri ile insan kaynakları kaynaklı semptomlarıda dikkate alarak kurumunuz için karar verebilirsiniz. Çalıştığınız kurum hasta mı değil mi?